【发布部门】最高人民法院【发文字号】法办[2003]285号【发布日期】2003.09.06【实施日期】2003.09.06【效力级别】司法解释

为了加强行政文书档案的标准化、规范化建设，完善立卷归档制度，不断提高档案的科学管理水平，有效地为审判工作和其他各项工作服务，根据国家档案局《归档文件整理规则》，制定本操作程序。

一、文书档案的归档范围。行政文书档案，是指本单位在其职能活动中形成的、办理完毕，作为行政文书档案保存的各种纸质文件以及相对应的磁带、磁盘等载体的文件。凡是反映本单位工作、活动，具有查考利用价值的文书材料，均属必须归档范围。包括：

（一）中央、全国人大常务委员会、国务院召开的会议和制发的文件本院需要贯彻执行并在执行中形成的文件，领导人讲话、题词等；中央国家机关各部委需要本院办理并在办理中形成的文件。办理人大代表、政协委员重要建议、提案、信件形成的文件。

（二）本院党组会议形成的党组文件、报送中央及中央各部委的文件、会议纪要等；院长办公会议形成的会议纪要、会议记录等；审判委员会形成的会议纪要、会议记录等。

（三）本院召开的大型会议形成的文件和上报下发的各种正式文件。

（四）本院各部门召开的专业会议形成的文件；本院各部门形成的报告、办法、章程、制度、统计报表等重要文件以及《每日信息》、《情况反映》、《工作简报》和《大事记》的年度合订本。

（五）本院党、团、工会、妇联、法官协会等组织召开的代表大会以及在重要活动中形成的文件。

（六）本院领导人在公务活动中形成的重要的信件、电报、传真、电话记录等文件。

（七）本院形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；本院基建部门形成的工程竣工图、工程竣工验收报告、工程概算、预算、决算等文件。

（八）下级法院报送的重要工作计划、报告、总结、请示、典型材料、统计报表等文件。

（九）其他应当归档的文件材料。

二、不需归档的范围。凡重份的、事务性的，只起临时参考作用的，无查考利用价值的不必归档。包括：

（一）中央、全国人大常务委员会、国务院抄送供本院工作参考的文件等不需我院办理的文件材料。

（二）本院重份文件，一般文件的草稿及修改稿。

（三）无查考利用价值的、事务性的、只起参考作用的临时性文件，一般的群众来信。

（四）本院领导兼任其他机关职务形成的与本院工作无关的文件材料。

（五）非主管机关召开的会议，制发的文件本院不需要贯彻执行的。

（六）非隶属机关抄送的，不需要办理的一般性文件材料。

（七）下级法院的《工作简报》、《情况反映》及各种信息、刊物、不必备案的文件材料。

（八）其他不需要归档的文件材料。

三、组卷方法。一般是采取年度--组织机构--问题的结构形式，遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用的总要求合理组卷。具体方法是：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正本与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，重要文件的草稿各为一件。

四、质量要求。归档文件要齐全完整，已破损的文件要修整，字迹模糊或易褪变的文件要进行复制。文件用纸都应以A4纸为标准，大于A4纸的要剪裁或折叠，小于A4纸的要贴衬，订口处有字迹的要粘衬边。

五、立卷五步法。所谓立卷五步法是指对办理完毕的行政文书从收集到归档分五步进行，即：

第一步，收集材料。行政文书材料的收集一般的只收集定稿（签发稿）和印制件（正本）。有领导人亲自修改的文件要保留修改稿，领导人亲自起草的草稿也要保留。

第二步，文件的排序。文件排序的要求是批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印制件在前，定稿在后；转发件在前，原件在后；非诉讼性案件结论性材料在前，依据性材料在后；正本在前，签发稿在后，草稿和修改稿按时间先后顺序排列。在这一步要特别注意剔出所有金属物。备考表是说明立卷情况的，如有需要说明的必须记录清楚，立卷人和检查人要签名或盖章。

第三步，填写要求项目。包括编写文件页码（页码填写正面右上角，凡有图文的均需编写页码）。填写卷内目录、备考表、卷宗封面，保管期限（用铅笔填写保管期限的初步意见供档案部门参考），文件标题（有规范标题的按照其标题写，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，自拟标题应外加“〔〕”号）。

第四步，卷宗装订。装订要求是牢固、整齐、美观。要求右边齐、下边齐，三孔一线，装订线长度为180毫米，在底线结扣处贴封条，由立卷人签名。

第五步，集中归档。由庭内勤（兼职档案员）收集集中，组织检查，造目归档。造目是指用计算机按年度顺序打出目录，光盘同目录一并交档案处。归档的时间要求是在文件办结后的第二年第二季度前。

六、借阅档案手续。收集和管理档案的根本目的就是提供利用。本院各单位因工作需要到档案处借卷的，要办理严格的调卷手续。其手续就是填写调卷卡，一案一卡。调卷人要按照调卷卡上的项目一一填写清楚，调卷人必须写明单位和调卷人的全称。代替别人调的要写明用卷人和调卷人的姓名。时间要写明年、月、日。《人民法院档案管理规定》要求调出卷的时间为3个月。超过3个月没用完的，必须办理续借手续，续借期不能超过3个月。

本规定适用各审判庭在职能活动中形成的行政文书档案的立卷归档工作。