【发布部门】上海市司法局【发文字号】沪司发[2017]97号【发布日期】2017.10.31【实施日期】2017.10.31【效力级别】地方规范性文件

公证指导案例（一）

基本案情：

本市居民戴某和杨某系夫妻关系，欲出售位于常德市的一套房产（系夫妻共有财产），因无法亲自赴湖南省常德市办理，委托杨某的母亲刘某代为办理产权过户、转移登记等相关手续，至本市某公证机构办理委托书公证。公证处受理后，审查了当事人的身份，收集了相关证明材料，进行了询问谈话，制作了《询问笔录》，进行了实质审查，公证机构代拟了委托书后出具了公证书。

检查情况：

1．代拟委托书中的委托期限为一年，应特别注明委托权限的起止日期；2．卷宗尚未归档，但未见录像；3．所拍照片中未见公证员。

问题分析：

公证处根据申请人要求代为起草委托书，内容应当准确无误，委托事项明确后，委托期限系委托书的另一个重要要素，必须准确表述。但本案委托书内容中，委托期限笼统表述为一年，极易产生歧义。为履行好“预防纠纷”的职能，公证员应当重点提示委托人，重大事项的委托期限应特别注明起止日期。

根据市司法局《规范公证执业行为专项整治工作方案》的要求，本公证事项应明确每件公证事项均应由公证员亲自与申请人谈话，证明谈话过程的视频资料应当附卷备查。本案在办理过程中，未见音频资料附卷，同时，归档的照片中未见公证员，无法证明公证员本人亲自办理了该公证事项。

公证指导案例（二）

基本案情：

委托人郭某与受托人吉某系夫妻关系，郭某欲将登记在自己名下的房屋产权的份额转让给他人，又欲购买本市另一处房产，均委托其夫吉某办理相关手续，并至本市某公证机构申请分别办理售房委托和购房委托二份公证，要求公证机构代为拟写《委托书》。

检查情况：

1．《询问笔录》记载的被询问人住址信息为空白；2．所拍照片中未见公证员，无法证明公证员本人是否确实在现场办证；3．代书委托书记载的委托事项不规范、不明确，如有“包括，但不限于……”的表述。

问题分析：

根据市司法局《规范公证执业行为专项整治工作方案》的要求，本公证事项应明确每件公证事项均应由公证员亲自与申请人谈话，证明谈话过程的视频资料应当附卷备查。本案在办理过程中，未见视频资料附卷，归档的照片中也未见公证员，无法证明公证员本人亲自办理了该公证事项。

公证员代为拟写的售房委托书，委托事项不明确，委托权限中出现了“包括，但不限于……”的表述极易被他人利用，引发矛盾和纠纷，反映了公证员职业风险意识较差，预防纠纷的能力比较欠缺。

公证指导案例（三）

基本案情：

本市居民李某、姚某系夫妻关系，欲将其共有的本市房产一套出售他人，委托其子李某某经办房屋出售。公证机构受理后，按规定程序审查了当事人的主体资格和房产权属信息，并与李某和姚某进行谈话，询问中李某和姚某均表示“委托其子李某某签订房产买卖合同，对于出售对象、金额、付款方式等，均由受托人确定”。并委托公证机构代为拟定委托书。公证机构代拟的委托书上，仅表述为“具体委托事项为代为签订上述房屋的房地产买卖合同”。审批人系公证机构负责人，但其未做认真审查，即签字出证。

检查情况：

1．违反司法部“五不准”规定，具体事项中未注明，不得收取房款；2．违规收费，收取摄像费100元；3．未告知已办理公证的委托书也可以撤销以及撤销的相关法律后果。

问题分析：

公证承办人通过询问方式审查当事人真实意思表示时，已经明确了解当事人的办证意图和委托具体事项，但在代书委托书内容时仍笼统地以“具体委托事项为代为签订上述房屋的房地产买卖合同”进行表述，系故意规避司法部“五不准”的规定。同时，委托内容的表述也违背了当事人真实意思表示，为该公证事项遗留下质量隐患。特别是在公证机构负责人亲自审批的情况下，仍签字出证，说明公证机构的审批制度流于形式。

公证指导案例（四）

基本案情：

云南省居民张某在本市某医院整形外科进行了性别畸形整复手术，在住院期间委托安徽籍人员易某“办理医学诊断证明书”。公证机构在无当事人明确授权的情况下，擅自受理了易某提出的公证申请，且在未做询问核实，未经实质审查、不明确办证目的、未查实《医学诊断证明书》真实性的情况下，办理了“复印件与原件相符，原件属实”公证。

检查情况：

1．违反司法部“五不准”规定，未经实质审查出具公证书。变性医学证明涉及敏感、重大事项，未做《询问笔录》，使用目的不明；2．对该受理事项，涉及身份性别变更，应由当事人亲自申办，以利于公证员审核。同时应当严格注意此类公证的申办人员，是否多次代理申办公证。

问题分析：

性别畸形整复手术（变性手术），涉及重大、敏感的公证事项，关系到社会管理的方方面面，公证机构承办人员应以高度的社会责任感，谨慎受理，强化审查核实。公证机构在无当事人明确授权的情况下，擅自受理了无关人员易某提出的公证申请，且在未做询问核实、未经实质审查、不明确办证目的、未查实《医学诊断证明书》真实性等情况下，办理“复印件与原件相符，原件属实”公证，明显违反了司法部“五不准”规定和现行的公证办证程序规定。公证员违规办证的行为，可能为不法人员利用，损害公证工作公信力。

公证指导案例（五）

基本案情：

当事人钱某因涉及相关债务纠纷，外省某法院在诉讼阶段要求其提供一份经过公证的《证人证言》，公证机构受理后，收集了相关证据材料，制作了《询问笔录》，笔录中公证员特别告知“公证机构仅证明你的签字属实”，在出具的公证文书上以“签名”作为公证事项的案由，证明钱某在《证人证言》上签名。

检查情况：

1．立案案由错误，“证人证言”属于证据保全类公证书，“签名属实”属于证明类公证书；2．全程应进行录像、录音。

问题分析：

本案公证员编立的案由发生错误，“证人证言”属于证据保全类公证，“签名属实”属于文书证明类公证。本案在办理时虽然收集了较多的证据材料，对证言的相关性、真实性进行了认真审查，但仍存在编列案由、适用文书格式等差错的问题。且违反了市司法局《规范公证职业行为专项治理工作方案》的具体要求，办理公证谈话过程未进行录音、录像。

公证指导案例（六）

基本案情：

当事人戴某欲与他人合资开办餐饮公司，因不能亲自办理工商注册手续，委托其父亲代为办理。公证机构受理该公证申请后，仅收集了身份证明、户籍资料，制作了《询问笔录》，进行了简单询问后，即办理了委托公证。

检查情况：

违反司法部“五不准”规定，公证员未做实质审查，且收集材料过于简单，公司注册申请人作为股东，应当提供出资证明、公司章程。

问题分析：

当事人申请办理工商登记委托公证，涉及到重大财产权益，公证机构、公证员应当尽到更高标准的审查注意义务，应当收集详尽的证据资料和采取有重点、有针对性的谈话、联网查询等方式，对公证事项的实体内容进行严格审查。本案公证员在办证时收集证据简单、询问谈话缺乏针对性，整个审查过程流于形式。应当认定为明显违反司法部“五不准”规定，未经实质审查出具公证书。

公证指导案例（七）

基本案情：

曹某、李某系夫妻关系，因无法请假外出，遂委托李某母亲曾某至重庆办理两套房屋的交房手续，公证机构受理后，收集了相关证据材料，进行了询问谈话，并根据当事人自书的委托书，出具了委托公证书。在委托书中，当事人将委托事项表述为“全权代表我们处理在重庆市……大道购买的两套房屋交房事宜”，且该委托书中未注明委托期限。

检查情况：

1．违反司法部“五不准”规定，处分不动产办理了全项委托；2．讯问笔录过于简单、字迹潦草，且无附卷的视频资料；3．委托书中未注明具体委托期限的起止日期。

问题分析：

该委托涉及到重大财产权益，公证员应当具备高度的责任心，妥善履行审查义务，但本案承办公证员对当事人提交的委托书原件内容未予严格审查，致使委托权限不明，期限遗漏。委托书中“交房事宜”具体含义不明确，完全可被理解为涉及房屋买卖的全项委托。且承办公证员在收集证据材料中，作为主要证据材料的《买卖合同》复印件缺页严重，以致无法判断相关事实的真实性。

公证指导案例（八）

基本案情：

本市某投资管理中心（有限合伙）的所有合伙人申请办理《变更决定书》，内容为吸收新的有限合伙人，变更为外商投资合伙企业，普通合伙人丁某、吴某将所持本企业的股份转让给他人。19名合伙人均在《变更决定书》上签字，其中有10名合伙人申请办理《变更决定书》上签字属实公证。公证机构受理后，分别出具了10份公证书。

检查情况：

1．证明多名申请人在同一份文件上签字，应只出具一份公证书，但公证员为了多次收取公证费，进行了人为拆分，分别出具了10份公证书，规避收费规定，变相多收费；2．案由应为“变更决定书”，“签名/印鉴属实”公证不妥。

案情分析：

公证机构在办理公证时，应当为当事人选择最经济的方式办理公证事项，多名申请人在同一份《变更决定书》上签字，如当事人无特殊要求，不应将同一公证事项人为拆分为多份公证书。同时，本公证事项违反了市司法局《关于暂缓办理民间借贷公证事项的通知》中关于有限合伙公司募集资金的公证事项一律暂缓受理的规定。

公证指导案例（九）

基本案情：

公证当事人陶某因出国留学，委托其母林某出售其名下位于本市某区房屋一套，并办理相关手续。公证机构受理后收集了相关资料、审核了当事人主体资格、进行了询问审查，公证员询问了陶某的婚姻状况时，陶某回答“单身”，公证员未作进一步了解，也未进行核实婚姻状况信息，即出具了公证书。

检查情况：

1．违反司法部“五不准”规定，对申请人的婚姻状况未进行实质审查；2．存在装订错误问题：流转单放在了公证书前，公证书正稿放在了委托书前；3．笔录中只记录了当事人的姓名、未记载其他信息；4．无告知公证收费的规定。

案情分析：

委托处分不动产，涉及到当事人及其他相关人员的重大财产权益，公证机构应当在办理此类公证时，在审查不动产权属的同时，应特别注重实质审查不动产权利人的婚姻状况。不得以不动产登记在权利人一人名下为由，放弃对权利人婚姻状况的实质审查。本案应当认定为违反司法部“五不准”规定，未经实质审查出具公证书。

公证指导案例（十）

基本案情：

上海A实业投资有限公司（下称A公司）的法定代表人沈某于2017年8月25日向本市某公证机构申办声明书公证。声明书主要内容是“公司的公章、发票专用章以及财务专用章各一枚于2017年7月遗失，现声明上述印章均作废”。沈某向公证机构提供了公司的营业执照、本人的身份证、《文汇报》上刊登的“遗失声明”、新刻的公章、财务章、发票章三枚以及《上海市公安局印铸刻字准许证》；承办公证员还对沈某提供的营业执照通过全国企业信息系统进行了核查，确认了A公司处于存续状态，企业信息网公示的法定代表人确系沈某，承办公证员对沈某提供材料的真实性进行了查实后，出具了公证书，证明沈某在《声明书》上签名、盖章。

检查情况：

违反司法部“五不准”规定，对申请人签名、盖章的《声明书》真实性未进行实质审查。本案经检查，发现A公司系由B公司和C公司合资组成。A、B两公司的法定代表人系同一人。A公司成立后，股东之间达成口头协议，由股东双方分别保管印章、证件，以起到相互监督的作用。后因股东双方发生纠纷，A公司的法定代表人沈某召集临时股东会议，并在C公司缺席的情况下，通过会议决议，责成C公司向沈某移交A公司的印章、证件等。因C公司拒绝履行股东会议决议，A公司的法定代表人沈某即登报申明印章遗失，并向公安机关申办了《上海市公安局印铸刻字准许证》，并要求办理公证。

案情分析：

承办公证员在办理该件公证过程中，未尽到高标准审查注意义务，片面依赖申请人提供的书面证据材料，未向作为A公司股东之一的C公司相关人员进行任何调查、核实，就出具了公证书。后经查明，A公司正因经营管理事项与C公司发生纠纷，法院已于近期正式受理相关民事诉讼。实际上，A公司的公司公章等并未遗失，公证机构出具的公证书内容与事实不符。公证机构出具公证书的行为已经违反了《公证法》第十三条和司法部“五不准”规定，即只重程序，不重实体审查，对涉及单位印章遗失等重大权益事项，未通过交叉询问、分别谈话等形式进行审查，也未对应于“合理怀疑”的公证申请，及时进行会商研究，属于未经实质审查出具不真实公证书的行为。