【发布部门】外交部【发布日期】2018.04.19【实施日期】2018.04.19【效力级别】部门规范性文件

第一章 总则

第一条 为进一步规范在京领事认证代办机构工作，优化流程，提高效率和质量，更好地服务民众和企业，根据外交部领事司相关规定，并结合领事认证代办具体实践，制定本规范。

第二条 领事认证代办业务是指接受申请材料、业务咨询、代收费用、部分审核等工作，不具备审批权限。

第三条 开展领事认证代办工作应遵守法律，符合相关规定，不得损害国家、社会公共利益和自然人、法人和其他组织的合法权益。

第四条 在京领事认证代办机构从事代办工作必须严格按照外交部领事司制定的相关标准和要求进行，接受外交部领事司的业务指导和监督。

第五条 在京领事认证代办机构应加强信息化建设，安装兼具数据传输、查询和统计功能的领事认证代办业务系统，并与领事司认证处综合业务系统实现联网。

第二章 服务要求

第六条 在京领事认证代办机构应将服务好民众和企业作为根本标准，并采取多种措施，不断提高服务质量和水平。

第七条 在京领事认证代办机构须有足够的办公场所、工作人员和必要的办公设备，并设立专门接待场所和配备相应接待设施。

第八条 从事领事认证代办人员应当遵纪守法，恪守职业道德，依法履行职责，注意保守秘密。

第九条 从事领事认证代办人员原则上应具备法律专业背景或相关工作经历，须了解领事认证相关国际和国内法律法规，熟悉涉外公证书或其他证明书的种类、格式，熟知外交部领事司认证程序、办证须知，以及各国驻华使馆对领事认证的具体要求和办证时间。

第十条 从事领事认证代办人员应衣着整洁、仪表端庄，态度亲和，服务热情，表达清晰、语言文雅。

第十一条 不得随意向当事人承诺取证时间。“双认证”所需时间取决于驻华使馆实际办证的时间，可能会晚于预取时间，应在受理最初向当事人说明。

第十二条 如遇当事人有特殊困难，应及时向领事司认证处请示，不应简单拒绝，避免引起纠纷。

第十三条 在京领事认证代办机构应设立咨询电话，号码应公开并保持畅通。

第十四条 在京领事认证代办机构每个工作日对公众开放的时间不得少于6个小时。

第十五条 各代办机构应根据外交部领事司有关要求，并结合自身特点，制定服务形象和行为规范。

第三章 具体业务要求

第十六条 按照《领事认证代办机构文书审核和把关清单》和外交部领事司有关要求，对拟送文书进行严格审核。主要审核内容包括：

（一）文书外观是否整洁，装订和制作是否规范。

（二）文书上的印章、签字是否有效，是否清晰完整。

（三）文书内容是否有明显违反我国法律法规之处；是否有攻击、诋毁国家和政府之处；是否有明显违背社会公序良俗之处。

（四）文书格式、内容及译文等是否符合《公证法》等相关法律规定，如公证书证词是否与司法部规定的《公证书格式》相符等。

（五）文书及申办材料（如文书复印件、使馆申请表及其他辅助证明材料等）是否满足认证处及相关国家驻华使馆要求（具体要求以“中国领事服务网”相关板块实时更新的信息为准）。

（六）文书涉及的相关文件是否存在其他问题。

不符合相关规定的文书不得送领事司认证处办理认证。

第十七条 对于办证人提交的材料中出现的问题，应及时、明确地一次性告知问题所在，提出修改或处理办法，给予办证人高效、专业的指导。

对于有问题的文书，代办机构或代办人员均不得自行拆改。

第十八条 按照领事司认证处关于信息化建设的统一要求，准确录入办证信息并上传，同时对系统进行有效维护，并定期更新系统数据。

第十九条 按照领事司认证处要求的时间递交需认证的文书。文件递交后原则上不得变更取件方式（如邮寄改自取等）和办理方式（如平件/急件）。

第二十条 做好归档工作，对所有受理的案件进行登记，做到事后有据可查。

第二十一条 合理制定收费标准，收取相应服务费等相关费用，并对外明示。收费后应向办证人提供各项收费的发票和明细等。

第四章 指导监督

第二十二条 在京领事认证代办机构应接受外交部领事司的业务指导和日常监督，及时反映日常工作中遇到的问题，参加领事司举办的各类业务培训。

第二十三条 在京领事认证代办机构应当建立日常业务自查和定期总结制度，并建立和完善领事认证代办档案管理系统。

第二十四条 在京领事认证代办机构应当将机构和人员情况报外交部领事司备案，并于每年7月和次年1月书面报告代办情况。

第二十五条 外交部领事司认证处每年举行一次业务培训班。经培训并通过考核的在京领事代办机构人员，发给合格证书。

第二十六条 外交部领事司将不定期对各在京领事认证代办机构进行业务检查。对出错率较高、不按要求办理领事认证业务以及内部管理混乱、档案保存不全的代办机构，外交部领事司将视情处罚：

1、对一月内出错率达2%的进行点名批评；一月内出错率达5%的将责令限期整改；

2、对不按要求送办和上传办证数据一月内达6次（份）的（系统临时故障和其他不可抗力因素造成的除外），暂停收取该代办机构送办的领事认证文书。

3、对内部管理混乱，不按领事司要求整改并引起法律纠纷的，外交部领事司将暂停收取该代办机构送办的领事认证文书。

4、对未按本文第二十四条规定书面报告代办情况的，外交部领事司将予以点名批评；连续两次未及时提供书面报告的，将暂停收取该代办机构送办的领事认证文书。

第五章 附则

第二十七条 本规范由外交部领事司负责解释。

第二十八条 本规范自发布之日起实施。