【发布部门】上海市政府【发布日期】1996.01.05【实施日期】1996.01.05【效力级别】地方政府规章

第一章 总则

第一条 为使本市各级国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》和本市实际情况，制定本细则。

第二条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条 各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。

第四条 各级行政机关要逐步改善办公条件，积极推进办公自动化建设，推广应用计算机电子公文，努力减少纸质公文的数量，提高公文处理工作的效率和公文质量。行文要少而精，注重效用。

第五条 各级行政机关的办公厅、办公室、秘书处是公文处理的管理机构。其主要职责是：

（一）制订、落实公文处理业务规范，做好本机关的公文处理工作。

（二）对下级机关的公文处理工作进行指导，组织经验交流和业务培训。

（三）负责公文办理过程中的督查工作，推动行政机关各项决策和部署的贯彻落实。

（四）会同有关部门搞好办公自动化建设。

（五）负责公文处理中的安全保密工作，开展经常性的保密教育和保密检查，落实安全保密措施。

（六）完成与公文处理有关的其他工作。

第六条 各级行政机关要重视公文处理工作。各级行政机关的办公厅、办公室应当设立文秘部门或者配备专职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，公正廉洁，深圳有关专业知识和操作技能。

第七条 公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。通过会议等途径发出的公文，收文者应当及时交本单位文秘部门登记处理。

第八条 各级行政机关的公文处理工作，应当贯彻“党政分开”的原则。

第九条 公文处理工作必须做到及时、准确、安全，并严格执行保密法律、法规和有关保密规定，保守国家秘密。

第二章 公文种类

第十条 行政机关的公文种类主要包括命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要，具体适用范围如下：

（一）“命令（令）”适用于依照有关法律、法规的规定发布规章，施行重大强制性行政措施，奖励有关单位和人员，撤销下级机关不适当的决策。

（二）“议案”适用于各级人民政府按照法律程序，向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（三）“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员。

（四）“指示”适用于对下级机关布置工作，阐明有关指导原则。

（五）“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（六）“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。

（七）“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（八）“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（九）“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）“批复”适用于答复下级机关请示事项。

（十一）“函”适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。

（十二）“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十一条 公文一般由公文名称、秘密等级、紧急程度、份数序号、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。

公文各组成部分的要求如下：

（一）公文名称置于首页上方，一般由发文机关名称加公文种类或“文件”两字组成。联合行文，公文名称中的主办机关应当排列在前。

（二）秘密公文，应当按照国家秘密密级具体范围的规定，在首页右上角分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

（三）紧急公文，应当在首页右上角秘密等级之上分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

（四）公文的份数序号，置于首页左上角。公文的发文字号，包括机关代字、年份、序号，置于公文名称之下并居中；联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上报的公文，应当在发文字号的右侧注明：“签发人：×××”。联合上报的公文，只需注明主办机关签发人姓名。

（六）公文标题，应当完整、准确、简要，即一般应当标明发文机关名称、公文主要内容和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个机关名称之间可加顿号外，一般不用标点符号。批转或转发的公文，标题中不冠发文机关名称，但应当在文末或标题之下写明。会议通过的文件，应当在标题之下、正文之上注明会议名称和通过日期。

（七）除“公告”、“通告”、“会议纪要”外，公文应当标明主送机关名称（同类型机关可用统称）。主送机关名称一般置于标题之下、正文之上，顶格写；“命令”的主送机关名称也可置于公文末页主题词栏之下、抄送栏之上。

（八）公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称，或在正文相关处用括注标明“见附件”等字样。但正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件的，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。附件应当在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起；如附件篇幅较长，制作复杂，可分别装订，并在附件首页的左上角注明发文字号。　

（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。如领导人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过２０天的，成文时间可由承办单位确定。电报的成文日期，以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日。

（十）除“会议纪要”和翻印的文件外，公文应当加盖印章，“命令（令）”一般加盖发文机关领导人的签名章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。用印应当端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。用印页如无正文，应当在页首用括注标明“此页无正文”。

（十一）附注（如“此件发至县团级”、“此件可登报”等）应当置于成文日期左下方并加上括号。

（十二）主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一个字的间隔。上报的公文，应当按照上级机关的要求标引主题词。公文的主题词一般不超过５个。示引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的类属词。

（十三）抄送机关名称置于主题词栏之下。

（十四）印发机关名称和印发日期置于抄送栏之下，印发日期以送印日期为准。如需注明印数，应当注在印发栏之下并居右。

第十二条 公文应当在每页下方外口用阿拉伯数码标注页数。

第十三条 公文的文字从左至右横写、横排。公文用纸一般为１６开型（长２６０毫米、宽１８４毫米），也可以采用国际标准Ａ4型（长２９７毫米、宽２１０

毫米），一律左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十四条 计算机电子公文的储存格式和传输规范，应当符合统一的行政机关公文处理通用软件标准。

第四章 行文规则

第十五条 各级行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。

第十六条 在行政机关的公文中，不应有向党的组织作指示、布置任务的内容。

第十七条 政府各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文；也可以根据本级政府授权和职权规定，向下一级政府行文。

第十八条 向下级机关的重要行文，如实施办法、实施细则等规范性文件或涉及计划、财政、机构、人事、劳动工资、物价等内容的公文，应当同时抄送直接上级机关，但转发该机关的公文除外。政府各部门向下一级政府的重要行文，应当抄送本级政府。

第十九条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。

联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

第二十条 行文请示要求做到：

（一）一文一事，具有可操作性。

（二）除第十九条所列情形之外，一般只主送一个机关（包括向有关主管部门请求批准的“函”）；如需同时送其他机关，可以用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

（三）除领导直接交办的事项应当写明缘由并通过办公厅、办公室、秘书处转报外，不得直接送领导者个人。

（四）一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关，并在文中写明越级的理由。

（五）按规定应由主管部门审批或先行审核的请示事项，应当报送主管部门处理，不得越过主管部门直接向政府请示。

（六）受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

（七）要求批转的请示，应当代拟批转机关的通知稿。

第二十一条 “报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。

第二十二条 经批准在报刊上全文发布的规章，应当视为正式公文依照执行。同时，由发文机关印制少量文件，供存档备查。

第二十三条 凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题，不必行文。对下级机关的请示事项，除按规定必须正式行文批复的外，可采取抄告领导同志批示等方式予以答复。

第二十四条 属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文或者由几个部门联合发文，不要报请政府批转、转发。一年一度需要重点布置的工作，无特殊情况，一般也应当由有关主管部门发文。须经政府审批的事项，经政府同意后，也可以由部门发文，文中可以注明已经政府同意。

第五章 公文办理

第二十五条 公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督查、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、发送、立卷、归档、销毁等程序。

第二十六条 需要办理的公文，文秘部门应当根据内容和性质，及时提出拟办意见送本机关领导人审批；或者交有关部门办理，内容涉及几个部门或者地区的，应当确定一个主办机关。紧急公文，应当提出办理时限。

第二十七条 承办单位接文后，应当抓紧办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的公文，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。

第二十八条 凡涉及其他部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签，有关部门或者地区应当积极协作配合。上报的公文，经过反复协商，如有关部门或者地区意见仍不一致，应当向上级机关如实反映。部门或者地区之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级机关有权责令纠正或者撤销。

第二十九条 上报的公文，应当符合上级机关规定的报送份数。如有附件，且附件篇幅较长、制作复杂，可适当减少附件的报送份数。

第三十条 各级文秘部门要有专人负责督查工作。要建立督查工作网络，健全督查工作制度，加大督查力度，提高督查质量。

督查的重点是：

（一）重要文件的贯彻落实情况；

（二）重大决策、重要部署以及发展规划等的贯彻实施情况；

（三）重要会议议定事项的执行情况；

（四）领导同志重要批示的贯彻落实情况；

（五）人大、政协关注以及市民关心的热点问题。

对列入督查的事项，要按照职责分工确定承办单位，提出具体办理要求，并根据轻重缓急，做到紧急事项跟踪督查，重要事项重点督查，一般事项定期督查。承办单位对督查事项应按要求指定专人办理，并在规定时限反馈有关情况。对确有特殊原因不能按期办结的，要向交办的文秘部门说明情况并提出进一步办理的意见。

第三十一条 草拟公文要求做到：

（一）符合法律、法规、规章，党和国家的方针、政策及本市的有关规定，所提措施和办法切实可行。如提出新的政策性措施或者超出现行规定范围的，应当加以说明。

（二）情况属实，观点明确，表述正确，层次清楚，前后照应，文字精炼，篇幅力求简短。

（三）用字用词准确、规范，标点妥贴，字迹清楚。使用简称应当前后一致，一般先用全称，加以说明后再使用简称。

（四）人名、地名、单位名称、数字、时间准确。除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，公文中的数字应当使用阿拉伯数码。

（五）引文准确无误，删节得当，必要时注明出处。引用公文应当列出标题，并在标题之后用括注标明发文字号。

（六）根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用文种。

（七）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。

（八）使用国家法定计量单位。

一些政策性强、涉及面广的重要公文在草拟过程中，要广泛征询各方面的意见，组织有关部门和专家进行论证。

第三十二条 公文送领导人签发之前，必须由文秘部门进行审核。审核的重点是：

（一）有无必要行文，发文规格是否恰当。

（二）是否符合公文的审批程序和行文规则；需要与有关部门或者地区协商、会签的，是否经过协商、会签。

（三）公文内容是否符合法律、法规、规章，党和国家的方针、政策及本市的有关规定；与本机关过去发出且继续生效的公文有无矛盾；是否具有可操作性。

（四）文种使用是否准确，公文格式是否规范。

（五）层次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表述是否简洁，通顺、确切。

第三十三条 公文应当按签发权限送本机关领导人签发。

（一）政策性强、涉及面广的重要公文，包括重要的“请示”、“报告”，由正职领导人或者主持日常工作的副职领导人签发。

（二）内容属于副职领导人分管范围的公文，可由副职领导人签发；如同时涉及其他副职领导人分管范围的，应当先送其他副职领导人审核或者会签。

（三）属于履行手续的公文和内容已经会议决定的公文，经授权，可由秘书长或者办公厅、办公室主任签发。

第三十四条 审批公文，主批人应当签署明确意见以及姓名、日期。其他审批人圈阅，应当视为同意。

第三十五条 草拟、修改和签发、批办公文，书写工具和材料必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。

第三十六条 上报的公文如有下列情况，上级机关的文秘部门可退回呈报单位并提出处理意见：

（一）请示内容不符合法律、法规、规章，党和国家的方针、政策及本市的有关规定，又不作必要说明的。

（二）不符合“党政分开”原则的。

（三）无特殊情况越级请示或者越过主管部门直接向政府请示的。

（四）涉及其他部门或者地区的事项，未与这些部门或者地区充分协商，或虽经协商但仍不一致，未能如实反映的。

（五）请示事项可以在来文单位职权范围内自行解决或者可以与其他部门、地区协商解决的。

（六）一文多事、多头主送、不盖公章和其他明显违反《国家行政机关公文处理办法》以及本细则有关规定的。

第三十七条 秘密公文，必须由机要通信部门或者指定的人员传递，并建立严格的签收、登记制度。其中，绝密级公文一律由机要人员或者指定的专职人员负责签收和管理。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置，但绝密级公文不得利用计算机传输。

上级机关的秘密公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经下一级机关领导人或者办公厅、办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，密电不得明复，明电、密电不得混用。

第三十八条 各级文秘部门接收计算机电子公文后，可以作为正式公文先行办理；收到正式公文后，应当将计算机电子公文办理过程中产生的有关材料并入正式公文，继续办理或者归档。

第六章 公文立卷、归档和销毁

第三十九条 公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。

第四十条 公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，以便保管和利用。电报随同文件一起立卷。

第四十一条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

第四十二条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，并视同正式文件妥善保管。

第四十三条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期移交档案部门归档。个人不得保存应当归档的公文。

第四十四条 没有归档价值和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，并由两人监销，确保不丢失、不漏销。

第七章 附则

第四十五条 本市政府规章方面的公文，依照《上海市人民政府规章制定程序的规定》处理。本市外事方面的公文，由有关部门根据本市实际，参照国家有关部门和本办法的规定处理。

本市各企业、事业单位、人民团体有关公文的处理，可以参照执行本办法。

第四十六条 本市行政机关计算机电子公文的具体处理办法，另行制定。

第四十七条 本细则由上海市人民政府办公厅负责解释。

第四十八条 本细则自发布之日起施行。１９８７年１２月１５日上海市人民政府办公厅发布的《上海市国家行政机关公文处理办法实施细则》同时废止。